Aufsicht
Im Rahmen der Aufsicht wird die Einrichtung periodisch von einer Fachperson der PHA besucht. Die Besuche erfolgen in der Regel angekündigt, können jedoch auch unangekündigt erfolgen. Dabei wird geprüft, ob die Voraussetzungen für die Erteilung der Bewilligung weiterhin erfüllt sind und ob die damit verbundenen Auflagen und Bedingungen eingehalten werden. Die PHA hat sich in jeder geeigneten Weise, namentlich auch durch Gespräche, ein Urteil über das Befinden und die Betreuung der Kinder zu bilden. Auch die Qualitätssicherung und die interne Aufsicht werden geprüft. Über den Besuch wird ein Bericht verfasst.
Aufsichtsstruktur
Die Aufsicht über Schulergänzende Betreuungsangebote bedingt einen fortwährenden Prozess, an dem mehrere Aufsichtsebenen mit unterschiedlichen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten beteiligt sind.
Aufsichtsebene 1: individuelle Aufsicht (Eltern)
Die Eltern der betreuten Kinder haben durch ihren allenfalls persönlichen Kontakt aber vor allem auch durch Rückmeldungen ihrer Kinder einen Einblick in die Tätigkeit der Einrichtung. So können sie feststellen, ob das Wohl ihres Kindes gewährleistet ist und dessen Entwicklung gefördert wird. Sind Eltern mit der Arbeit der Einrichtung nicht zufrieden, können sie sich an die Personen bzw. Stellen wenden, die von der Einrichtung im Rahmen ihres internen Beschwerdeweges vorgegeben sind.
Aufsichtsebene 2: fachspezifische Aufsicht (Leitung)
Die Leitung der Einrichtung ist verantwortlich für die gesamte operative Ebene, d.h. für eine gezielte und fachlich fundierte Leistungserbringung sowie deren Qualität, Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit. Sie sorgt für die Planung, Koordination, Umsetzung und Evaluation der vereinbarten Leistungen und stellt in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden und der Trägerschaft die Betreuungsqualität und das Wohlergehen der betreuten Kinder sicher. Die Leitung ist zudem verantwortlich für das frühzeitige Erkennen von individuellen oder generellen Problemen innerhalb der Einrichtung und für deren Bearbeitung. Sie informiert die Trägerschaft über Problemstellungen und Massnahmen. Die Leitung hat die PHA sowie die Aufsichtsebenen 1 und 3 frühzeitig über alle Vorkommnisse zu orientieren, die das physische und psychische Wohl oder die Sicherheit der betreuten Kinder gefährden.
Aufsichtsebene 3: Trägerschaft und interne Aufsicht
Die Trägerschaft trägt die Gesamtverantwortung für die Einrichtung und sorgt für das Funktionieren derselben, insbesondere hinsichtlich der Umsetzung, Überprüfung und Weiterentwicklung des Betriebskonzeptes durch die Leitung und die Mitarbeitenden. Die Trägerschaft sorgt in Zusammenarbeit mit der Leitung dafür, dass ein an der Erhaltung und Verbesserung der Betreuungsqualität orientiertes Qualitätsmanagement realisiert, dokumentiert und eingehalten wird. Sie überprüft und beurteilt, ob die betreuten Kinder die im Leitbild postulierte Betreuungsqualität in der Einrichtung vorfinden und wirksam vor negativen Einflüssen geschützt sind. Sie überprüft zudem die baulichen und infrastrukturellen Erfordernisse. Die Trägerschaft regelt die Verantwortlichkeiten mit den entsprechenden Kompetenzen sowie die Kommunikation zwischen der strategischen und der operativen Ebene. Die Trägerschaft bzw. die interne Aufsicht ist verantwortlich für die Kontrolle der operativen Leitung bezüglich Leistungserbringung, deren Qualität und Wirtschaftlichkeit. Sie vereinbart mit der Leitung Veränderungs- und Entwicklungsziele und regelt die Aufgaben, Kompetenzen und Abläufe für eine wirksame interne Aufsicht und Behandlung von Beanstandungen.
Aufsichtsebene 4: staattliche Aufsicht (PHA)
Im Rahmen der Aufsichtstätigkeit werden die für die Erteilung der Bewilligung relevanten Aspekte überprüft. Die PHA verschafft sich aufgrund von angemeldeten und unangemeldeten Kontrollbesuchen sowie schriftlichen Berichten ein Urteil darüber, wie die Einrichtung organisiert ist, ob alle konzeptionellen Grundlagen und relevanten Vorgänge sachgerecht dokumentiert und kontrolliert worden sind, ob das Wohlergehen der betreuten Kinder effektiv gewährleistet wird und auf welche Weise allfällige Beschwerden behandelt werden. Ferner vergewissert sie sich, dass die Aufsichtsebenen 1 bis 3 ihre Aufgaben wahrnehmen. Diese Überprüfung geschieht einerseits durch Einblick in die von der Einrichtung geführten Akten, andererseits im Gespräch mit der Leitung, den Mitarbeitenden, Personen der Trägerschaft sowie allenfalls den betreuten Kindern. Die PHA erstellt über den Aufsichtsbesuch einen schriftlichen Bericht. Darin wird anhand bewilligungs- und qualitätsrelevanter Kriterien eine Beurteilung der Betreuungsqualität vorgenommen. Bei Mängeln können der Einrichtung Empfehlungen erteilt bzw. Anordnungen oder Massnahmen getroffen werden.